Fast jede Website hat ein Kontaktformular, und fast jede Datenschutzerklärung braucht deshalb eine eigene Klausel dazu. Die gute Nachricht: Diese Klausel ist meist einfach zu formulieren, wenn du weißt, welche Punkte hineingehören.
Was verarbeitet ein typisches Kontaktformular?
| Feld | Ist es nötig? |
|---|---|
| Name | Meist ja, für persönliche Anrede |
| E-Mail-Adresse | Ja, für die Antwort |
| Nachricht | Ja, Kernzweck des Formulars |
| Telefonnummer | Nur, wenn wirklich benötigt |
| Adresse | Selten nötig bei einer reinen Anfrage |
Der Grundsatz der Datenminimierung
Frage nur die Felder ab, die du wirklich brauchst. Ein Formular mit fünf Pflichtfeldern für eine simple Anfrage widerspricht dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Ein schlankes Formular mit Name, E-Mail und Nachricht reicht in den meisten Fällen völlig aus.
Welche Rechtsgrundlage passt?
Dient die Anfrage der Vorbereitung eines Vertrags (z. B. eine Angebotsanfrage), ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die passende Grundlage. Bei allgemeinen Fragen, die nicht direkt vertragsvorbereitend sind, greift meist das berechtigte Interesse an der Beantwortung von Anfragen (lit. f).
Was gehört konkret in die Klausel?
Nenne, welche Daten das Formular erhebt, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, und wie lange du die Anfrage speicherst, wenn daraus kein Auftrag entsteht. Eine übliche Formulierung: Speicherung bis zur abschließenden Bearbeitung, danach automatische Löschung innerhalb weniger Monate.
Praxisbeispiel
Eine Vereins-Website hatte ursprünglich ein Kontaktformular mit Pflichtfeldern für Adresse und Telefonnummer, obwohl die meisten Anfragen einfache Fragen zur Mitgliedschaft betrafen. Nach Überarbeitung blieben nur Name, E-Mail und Nachricht als Pflichtfelder übrig, Telefonnummer wurde optional. Die Datenschutzerklärung wurde entsprechend angepasst und wirkte dadurch schlanker und konsistenter.