Ein Restaurant oder Café wirkt auf den ersten Blick wie ein reiner Vor-Ort-Betrieb, verarbeitet aber inzwischen fast immer digitale Gästedaten: Online-Reservierungen, ein Gäste-WLAN oder ein eigener Lieferservice. Jede dieser Funktionen braucht eine eigene Betrachtung in der Datenschutzerklärung.
Online-Reservierungen
Nutzt du ein externes Reservierungstool, werden Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die gewünschte Tischzeit verarbeitet, oft direkt beim Tool-Anbieter gespeichert. Kläre, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter besteht, und lege eine klare Löschfrist für abgeschlossene Reservierungen fest, etwa wenige Wochen nach dem Besuch.
Typische Datenquellen in der Gastronomie
| Quelle | Welche Daten | Besonderheit |
|---|---|---|
| Online-Reservierung | Name, Telefonnummer, E-Mail, Tischzeit | Oft externer Tool-Anbieter |
| Gäste-WLAN | Geräte-ID, teils E-Mail bei Login-Pflicht | Getrennt vom internen Betriebsnetz führen |
| Lieferservice | Name, Lieferadresse, Bestellhistorie | Weitergabe an Fahrer oder Lieferplattform |
| Stammgästekarte/Bonusprogramm | Kontaktdaten, Bestellverhalten | Meist eigene Einwilligung nötig |
| Videoüberwachung Eingangsbereich | Bildaufnahmen | Eigene Klausel, klare Speicherdauer |
Gäste-WLAN sauber trennen
Bietest du ein kostenloses WLAN für Gäste an, solltest du dieses technisch vom internen Netzwerk für Kasse und Verwaltung trennen. Verlangt der Zugang eine Anmeldung per E-Mail oder Social-Media-Login, brauchst du dafür eine eigene Klausel mit Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer, unabhängig von der übrigen Datenschutzerklärung des Betriebs. Ein einfacher Zugangscode ohne persönliche Anmeldung ist datenschutzrechtlich meist unkomplizierter, verzichtet aber auf die Möglichkeit, Gäste später für Marketingzwecke anzuschreiben.
Bonusprogramme und Stammgästekarten
Ein digitales Bonusprogramm speichert dauerhaft Kontaktdaten und Bestellverhalten der teilnehmenden Gäste. Weil die Teilnahme freiwillig ist, brauchst du dafür in der Regel eine eigene Einwilligung, getrennt von der reinen Bestellabwicklung. Lege außerdem eine klare Löschfrist für inaktive Konten fest, etwa zwei Jahre ohne Nutzung, und erwähne diese konkret in der Datenschutzerklärung.
Videoüberwachung im Eingangsbereich
Viele Betriebe setzen aus Sicherheitsgründen eine Kamera am Eingang ein. Das ist grundsätzlich zulässig, verlangt aber ein deutlich sichtbares Hinweisschild, eine kurze Speicherdauer von meist wenigen Tagen, und eine eigene Erwähnung in der Datenschutzerklärung mit Rechtsgrundlage und Zweck der Aufzeichnung.
Lieferservice und externe Plattformen
Läuft dein Lieferservice über eine externe Plattform statt über eine eigene Bestellseite, gibst du Name, Lieferadresse und Bestelldetails an die Plattform weiter, die dafür meist eigenständig verantwortlich ist, mit eigener Datenschutzerklärung. Betreibst du dagegen einen eigenen Bestellprozess auf deiner Website, brauchst du dafür eigene Klauseln, ähnlich wie bei einem klassischen Onlineshop, inklusive einer klaren Regelung zur Weitergabe der Lieferadresse an den Fahrer oder Versanddienstleister.
Praxisbeispiel
Ein Restaurant führte ein Online-Reservierungssystem und ein kostenloses Gäste-WLAN mit E-Mail-Anmeldung ein. In der Datenschutzerklärung ergänzte der Betrieb eigene Klauseln zu beiden Funktionen, inklusive Speicherdauer der Reservierungsdaten von vier Wochen nach dem Besuch und einer getrennten Erklärung zur WLAN-Anmeldung. Ein passendes Muster für diesen Website-Typ findest du unter Datenschutzerklärung für Gastronomie.
Häufige Fragen
Brauche ich für ein Gäste-WLAN ohne Anmeldung trotzdem eine Klausel? In der Regel ja, da beim Verbindungsaufbau technische Daten wie die Geräte-ID verarbeitet werden können, auch ohne persönliche Anmeldung.
Wie lange darf ich Reservierungsdaten speichern? Eine feste Frist gibt es nicht, üblich sind wenige Wochen nach dem Besuch, sofern keine weitergehende Geschäftsbeziehung wie ein Bonusprogramm besteht.
Muss ich Kamerabilder vom Eingangsbereich Gästen auf Anfrage zeigen? Ja, betroffene Personen haben ein Auskunftsrecht auf die sie betreffenden Aufnahmen, sofern diese noch gespeichert sind.