Als Freiberufler bist du meist gleichzeitig Website-Betreiber, Vertragspartner und oft auch alleiniger Ansprechpartner für Kunden. Diese Doppelrolle bringt eigene Besonderheiten für die Datenschutzerklärung mit sich, die eine allgemeine Standardvorlage selten abdeckt.
Terminbuchung als typische Besonderheit
Viele Freiberufler, von der Physiotherapeutin bis zum Steuerberater, bieten eine Online-Terminbuchung an. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, teils Telefonnummer und der gewählte Termin verarbeitet, häufig über ein externes Buchungstool. Nenne das eingesetzte Tool namentlich, kläre die Rechtsgrundlage (meist Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und erwähne, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Tool-Anbieter besteht.
Was Freiberufler zusätzlich regeln müssen
| Bereich | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Terminbuchung | Eingesetztes Tool namentlich nennen, Rechtsgrundlage klären |
| Referenzen und Kundennamen | Nur mit vorheriger Einwilligung des jeweiligen Kunden veröffentlichen |
| Angebots- und Vertragsdaten | Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht beachten |
| Portfolio-Website | Eingebundene Bilder und Videos Dritter separat prüfen |
| Kooperationen mit anderen Freiberuflern | Klären, wer Verantwortlicher für gemeinsam genutzte Daten ist |
Referenzen mit Kundennamen
Eine Referenzliste mit echten Kundennamen und teils Zitaten ist werbewirksam, verarbeitet aber personenbezogene Daten des jeweiligen Kunden. Hol dir vor der Veröffentlichung eine ausdrückliche Einwilligung ein, am besten schriftlich, und biete eine einfache Möglichkeit, die Nennung später zurückzuziehen. Ohne diese Einwilligung ist die Veröffentlichung rechtlich angreifbar, unabhängig davon, wie positiv das Zitat gemeint ist.
Angebote und Verträge: Aufbewahrungsfristen
Angebote, Rechnungen und Vertragsunterlagen unterliegen je nach Dokumentart unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, oft sechs oder zehn Jahre nach § 147 AO beziehungsweise § 257 HGB. Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob die Geschäftsbeziehung selbst schon beendet ist, und sollten konkret in der Datenschutzerklärung benannt werden, statt nur allgemein von “gesetzlichen Fristen” zu sprechen.
Kooperationen mit anderen Freiberuflern
Arbeitest du regelmäßig mit anderen Selbstständigen zusammen, etwa einer Texterin, die für ein gemeinsames Projekt Zugriff auf deine Kundendaten braucht, solltest du vorab klären, wer für welche Verarbeitung verantwortlich ist. Bei einer echten gemeinsamen Entscheidung über Zwecke und Mittel kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vorliegen, die eine eigene Vereinbarung zwischen euch verlangt. Reicht dagegen eine reine Zuarbeit nach deinen Weisungen, handelt es sich meist um klassische Auftragsverarbeitung, mit entsprechendem Vertrag.
Praxisbeispiel
Eine selbstständige Grafikdesignerin nutzte auf ihrer Portfolio-Website eine Referenzliste mit Kundennamen und kurzen Zitaten. Nach einer Überprüfung holte sie für jeden genannten Kunden eine schriftliche Einwilligung nach, dokumentierte diese und ergänzte in ihrer Datenschutzerklärung eine eigene Klausel zu Referenzen inklusive Widerspruchsmöglichkeit. Ein vollständiges Muster für diesen Website-Typ findest du unter Datenschutzerklärung für Freiberufler, weitere Grundlagen im Wissensdatenbank.
Häufige Fragen
Muss ich als Einzelperson auch ein Impressum führen? Ja, unabhängig von der Rechtsform brauchst du bei einer geschäftsmäßigen Website ein vollständiges Impressum mit Namen und Kontaktdaten.
Reicht meine allgemeine Datenschutzerklärung auch für ein neues Nebengeschäft? Nur, wenn die neuen Verarbeitungen bereits abgedeckt sind. Bei neuen Tools oder Datenarten solltest du die Erklärung gezielt ergänzen.
Was, wenn ich meine Website von einer Agentur betreuen lasse? Auch dann bleibst du in der Regel selbst Verantwortlicher, die Agentur handelt meist als Auftragsverarbeiter und braucht einen entsprechenden Vertrag. Frage aktiv nach, welche TOM die Agentur einsetzt, bevor du den Auftrag erteilst.